FEPD 1.01 — tworzenie i rozwój infrastruktury badawczej przedsiębiorstw

Przedsiębiorstwo, które chce systematycznie prowadzić prace badawczo-rozwojowe, w pewnym momencie napotyka barierę zaplecza. Zlecanie każdego badania na zewnątrz jest kosztowne, wydłuża cykl rozwojowy i oznacza utratę kontroli nad wiedzą. Własne laboratorium zmienia tę sytuację, ale wymaga inwestycji, która nie generuje bezpośrednio przychodu.

FEPD 1.01 finansuje właśnie tę inwestycję: tworzenie lub rozwój infrastruktury B+R przedsiębiorstwa. W ostatnim naborze poziom wsparcia sięgał 70%, co odpowiada wysokiej pozycji podlaskiego w mapie pomocy regionalnej (60% dla dużych, 70% dla średnich, 75% dla mikro i małych przedsiębiorstw).

Dwa warunki, które decydują o ocenie

1. Agenda badań. Nie wystarczy lista aparatury. Trzeba przedstawić, jakie prace będą na niej prowadzone: problemy badawcze, harmonogram, oczekiwane rezultaty, powiązanie z rozwojem produktów firmy. Aparatura bez agendy jest oceniana jako zakup sprzętu, nie jako inwestycja w zdolności badawcze.
2. Zdolność do realizacji B+R. Kompetencje kadrowe, doświadczenie, ewentualna współpraca z jednostkami naukowymi. Firma bez zespołu zdolnego prowadzić badania na zakupionym zapleczu nie przekonuje oceniających, że infrastruktura będzie wykorzystana.

Szczególny warunek dla dużych przedsiębiorstw

W ostatnim naborze duże firmy mogły aplikować co do zasady we współpracy z MŚP i z efektem dyfuzji. To znaczy: infrastruktura miała służyć nie tylko wnioskodawcy, ale również przekazywać wiedzę i możliwości badawcze mniejszym podmiotom w regionie. Konstrukcja typowa dla naborów, które mają wzmacniać regionalny ekosystem innowacji, a nie tylko pojedyncze firmy.

Status na 16 sierpnia 2026 r.

Ostatni nabór ogłoszono 30 października 2025 r., a wnioski przyjmowano od 31 października 2025 r. do 30 stycznia 2026 r. Alokacja wyniosła 20 mln zł, wsparcie do 70%. Kolejny termin nie został potwierdzony. Instytucja rozdziela nabory na prace B+R oraz na infrastrukturę B+R — warto monitorować oba typy osobno.

Zakres inwestycji (ostatnia edycja)

• Aparatura naukowo-badawcza, urządzenia pomiarowe i stanowiska badawcze.
• Sprzęt laboratoryjny i wyposażenie pomieszczeń badawczych.
• Wartości niematerialne i prawne: oprogramowanie specjalistyczne, licencje, know-how, dokumentacja.
• Infrastruktura służąca pracom nad innowacyjnymi produktami i usługami, w tym niezbędne roboty budowlane i adaptacyjne.
• Systemy pomiarowe, instalacje techniczne i media niezbędne do funkcjonowania zaplecza.

Poziom wsparcia

W ostatnim naborze do 70% kosztów kwalifikowanych. Podlaskie należy do regionów o najwyższej intensywności pomocy regionalnej w Polsce, co czyni instrumenty inwestycyjne w tym województwie szczególnie atrakcyjnymi.

Warunki dostępu (ostatnia edycja)

• Mikro, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa.
• Realizacja projektu na obszarze województwa podlaskiego.
• Wymagana agenda badań i wykazanie zdolności do realizacji prac B+R.
• Duże przedsiębiorstwa co do zasady we współpracy z MŚP i z efektem dyfuzji wiedzy.

Dokumenty

1. Agenda badawcza — plan prac na okres realizacji i trwałości: problemy badawcze, harmonogram, oczekiwane rezultaty, powiązanie z rozwojem produktów.
2. Opis zdolności badawczych — zespół, kompetencje, doświadczenie, ewentualna współpraca z jednostkami naukowymi.
3. Specyfikacja aparatury z parametrami, uzasadnieniem doboru i rozeznaniem rynku.
4. Analiza wykorzystania mocy — infrastruktura nie może stać bezczynnie w okresie trwałości.
5. W przypadku dużych przedsiębiorstw — opis współpracy z MŚP i mechanizmu dyfuzji wiedzy.
6. Tytuł prawny do nieruchomości i pomieszczeń na okres realizacji i trwałości.
7. Analiza pomocy publicznej oraz zgodność z mapą pomocy dla podlaskiego.
8. Ocena DNSH i zgodność z zasadami horyzontalnymi.

• Zakup aparatury bez agendy badawczej — projekt oceniany jako zakup sprzętu, nie inwestycja w zdolności badawcze.
• Brak kompetencji kadrowych pozwalających prowadzić badania na zakupionym zapleczu.
• Duże przedsiębiorstwo bez współpracy z MŚP i bez mechanizmu dyfuzji wiedzy, jeżeli regulamin tego wymaga.
• Infrastruktura wykorzystywana do produkcji komercyjnej zamiast do prac badawczych.
• Zakres poza inteligentnymi specjalizacjami regionu, jeżeli regulamin je stosuje.
• Rozpoczęcie prac przed złożeniem wniosku.

Wiążąca jest wyłącznie dokumentacja instytucji ogłaszającej nabór: Nabory działania 1.1 — Fundusze Europejskie dla Podlaskiego.

Wysokości dotacji nie ustala się jedną stawką dla całego projektu. Każdy koszt przypisuje się do właściwej podstawy pomocy, a dopiero potem liczy intensywność, limity kategorii i kumulację. Poniższe reguły decydują o tym, ile realnie wyniesie dofinansowanie.

Prace badawczo-rozwojowe

• Badania przemysłowe — stawka bazowa 50% kosztów kwalifikowanych.
• Eksperymentalne prace rozwojowe — stawka bazowa 25% kosztów kwalifikowanych.
• Premia za wielkość przedsiębiorstwa — +10 punktów procentowych dla firmy średniej, +20 punktów dla mikro i małej.
• Premia projektowa (tylko jedna, nie sumują się) — +15 p.p. za skuteczną współpracę między przedsiębiorstwami, gdy żaden partner nie ponosi więcej niż 70% kosztów i uczestniczy co najmniej jedno MŚP; +15 p.p. za skuteczną współpracę z organizacją badawczą, gdy ponosi ona co najmniej 10% kosztów i ma prawo publikować własne wyniki; +15 p.p. za szerokie rozpowszechnianie wyników na warunkach regulaminu.
• Premia lokalizacyjna (alternatywna wobec powyższych) — +5 p.p. dla wskazanych obszarów dolnośląskiego, wielkopolskiego i warszawskiego obszaru „c" albo +15 p.p. dla regionów „a" i mazowieckiego regionalnego.
• Pułap łączny — 80% kosztów danego rodzaju prac dla przedsiębiorstwa; w typowych konkursach prace rozwojowe zatrzymują się na 60%.
• Organizacja badawcza — do 100% kosztów działalności niegospodarczej, jeżeli regulamin to przewiduje i jednostka nie wdraża wyników komercyjnie.

Premia za rozpowszechnianie wyników jest zobowiązaniem wykonalnym: publikacje, konferencje, otwarte bazy danych albo udostępnienie oprogramowania na wolnej licencji w wymaganym okresie. Niewykonanie zobowiązania oznacza korektę pomocy.

Regionalna pomoc inwestycyjna

Poziom pomocy zależy od lokalizacji inwestycji i wielkości przedsiębiorstwa. Wartości podano w kolejności: duże / średnie / mikro i małe przedsiębiorstwo.

• Lubelskie, podkarpackie, podlaskie, świętokrzyskie, warmińsko-mazurskie — 60% / 70% / 75%.
• Kujawsko-pomorskie, lubuskie, opolskie, zachodniopomorskie — 50% / 60% / 70%.
• Pomorskie — 40% / 50% / 60%.
• Wybrane obszary łódzkiego, małopolskiego i śląskiego — do 60% / do 70% / do 75%.
• Pozostałe obszary łódzkiego i małopolskiego — 50% / 60% / 70%.
• Pozostałe obszary śląskiego — 40% / 50% / 60%.
• Wielkopolskie i dolnośląskie — 20–30% / 30–40% / 40–50%.
• Mazowieckie — 0–60% / 0–70% / 0–75%; Warszawa i część obszaru metropolitalnego mogą mieć 0%.

Mazowieckie, łódzkie, małopolskie, śląskie, wielkopolskie i dolnośląskie wymagają sprawdzenia konkretnej gminy lub powiatu w oficjalnej mapie pomocy — sąsiednie gminy tego samego powiatu bywają w różnych kategoriach. Dla dużych projektów inwestycyjnych stosuje się skorygowaną kwotę pomocy. Co najmniej 25% kosztów objętych regionalną pomocą inwestycyjną musi być sfinansowane ze środków wolnych od jakiegokolwiek wsparcia publicznego.

Pozostałe podstawy pomocy w projekcie inwestycyjnym

• Usługi doradcze dla MŚP — do 50%; doradztwo musi być zewnętrzne, niezbędne, niestałe i nierutynowe. Wyłączone są bieżąca księgowość, podatki, reklama i stała obsługa prawna.
• Wsparcie innowacji dla MŚP — do 50%; badania, testy, certyfikacja, dostęp do baz danych, laboratoriów i mocy obliczeniowej bezpośrednio na potrzeby projektu.
• Szkolenia — 50% plus 10 p.p. dla firm średnich i 20 p.p. dla mikro i małych, maksymalnie 70%. Szkolenia obowiązkowe i ogólne są wyłączone.
• Pomoc środowiskowa — intensywność zależy od podstawy z GBER (art. 36, 38, 38a, 41 lub 47) i obejmuje wyłącznie dodatkowy koszt ochrony środowiska, efektywności energetycznej, OZE lub GOZ.
• Grunty i nieruchomości zabudowane — co do zasady do 10% kosztów kwalifikowanych, do 15% dla terenów opuszczonych i poprzemysłowych z zabudową.
• Wartości niematerialne i prawne — w dużym przedsiębiorstwie do 50% kosztów inwestycji początkowej; MŚP przy spełnieniu warunków może rozliczyć 100%.

Pomoc de minimis i kumulacja

• Limit de minimis wynosi 300 tys. EUR w okresie trzech lat dla jednego przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o pomocy publicznej — liczonego łącznie ze spółkami powiązanymi.
• Różnych intensywności nie sumuje się w obrębie jednego kosztu. Każdy wydatek ma jedną podstawę pomocy.
• Trzeba prowadzić rejestr całej otrzymanej pomocy publicznej i de minimis oraz wszystkich źródeł publicznych finansujących te same koszty. Niedozwolona kumulacja skutkuje korektą lub zwrotem.
• Wkład własny powinien być pieniężny i wolny od wsparcia publicznego. Pożyczka od podmiotu powiązanego, dopłaty wspólników i finansowanie bankowe wymagają spójnych dokumentów oraz oceny warunków rynkowych.

Wniosek trzeba złożyć przed rozpoczęciem prac. Naruszenie efektu zachęty prowadzi zwykle do odmowy dofinansowania całego projektu, a nie tylko zakwestionowania jednego kosztu. Ryzykowne są nie tylko faktury, ale również zobowiązania, które czynią inwestycję nieodwracalną.

• Nie podpisuj bezwarunkowej umowy na roboty budowlane, dostawę urządzeń ani rozpoczęcie prac badawczych.
• Nie wpłacaj zaliczek i nie składaj wiążących zamówień na aktywa objęte projektem.
• Nie rozpoczynaj robót budowlanych ani prac badawczych wchodzących w zakres projektu.
• Zapytania ofertowe, listy intencyjne i rezerwacje zawieraj z warunkiem zawieszającym, jeżeli dokumentacja naboru na to pozwala.
• Działania przygotowawcze — studia wykonalności, projektowanie, pozwolenia, zakup gruntu — dokumentuj i oceniaj indywidualnie przed ich podjęciem. Część z nich jest dopuszczalna, część przesądza o rozpoczęciu inwestycji.

Przed złożeniem wniosku warto wykonać audyt rejestru umów, zamówień, zaliczek i protokołów rozpoczęcia robót. To najtańsza czynność w całym procesie, a chroni przed utratą kilku milionów złotych dofinansowania.

Firma, grupa i finanse

• Dokumenty rejestrowe (KRS lub CEIDG), umowa albo statut, struktura właścicielska i beneficjenci rzeczywiści.
• Status MŚP wraz z danymi przedsiębiorstw partnerskich i powiązanych, także zagranicznych. Zmiana właścicielska przed podpisaniem umowy potrafi zmienić status i intensywność pomocy.
• Sprawozdania finansowe za wymagane lata, bieżące dane księgowe, zadłużenie, prognozy i analiza płynności.
• Źródła wkładu własnego: środki własne, uchwały, promesa kredytowa lub leasingowa, dopłaty wspólników.
• Rejestr otrzymanej pomocy publicznej i de minimis z trzech lat oraz innych źródeł publicznych finansujących te same koszty.

Część badawczo-rozwojowa

• Agenda B+R: problem badawczy, niepewność technologiczna, hipotezy, zadania, metody badawcze i kryteria przerwania prac.
• Poziomy gotowości technologicznej (TRL), kamienie milowe z mierzalnymi parametrami i metodą weryfikacji, rejestr ryzyk.
• Zespół kluczowy z kierownikiem B+R i kierownikiem zarządzającym — dostępny na dzień złożenia wniosku; współpraca z osobami spoza organizacji potwierdzona umową warunkową, promesą zatrudnienia lub umową przedwstępną.
• Aparatura, laboratoria, infrastruktura badawcza i lista podwykonawców wraz z metodą ich wyboru.
• Analiza stanu techniki i benchmark rezultatu wobec rozwiązań dostępnych na rynku, z mierzalnymi parametrami przewagi.
• Prawa własności intelektualnej: patenty, licencje, know-how, prawa do wyników i kodu, zasady podziału praw w konsorcjum, analiza swobody działania (FTO).
• Plan wdrożenia wyników: rynek, model biznesowy, forma wdrożenia, termin i źródło finansowania inwestycji wdrożeniowej.

Część inwestycyjna

• Tytuł prawny do nieruchomości, mapy, wypisy, dokumentacja techniczna i projektowa.
• Pozwolenia, zgłoszenia, decyzje środowiskowe, analiza DNSH i — jeżeli dotyczy — odporności klimatycznej.
• Lista aktywów z parametrami technicznymi, oferty lub rozeznanie rynku, kalkulacja każdego kosztu i harmonogram zakupów.
• Analiza stosowania zasady konkurencyjności albo Prawa zamówień publicznych dla planowanych postępowań.
• Plan osiągnięcia zdolności produkcyjnej lub usługowej, wskaźniki projektu i metodologia ich pomiaru.
• Model finansowy z danymi historycznymi, prognozą, strukturą finansowania i analizą rentowności inwestycji.

Zasady horyzontalne i zgodność

• Oświadczenia i opis zgodności z zasadą „nie czyń poważnych szkód" (DNSH), zrównoważonym rozwojem, równością szans i dostępnością.
• Zgodność z Kartą Praw Podstawowych i Konwencją o prawach osób z niepełnosprawnościami.
• Screening sankcyjny dostawców, partnerów i beneficjentów rzeczywistych.
• Potwierdzenie braku działalności wykluczonych z EFRR, GBER albo rozporządzenia de minimis.

Ostatni nabór ogłoszono 30 października 2025 r., a wnioski przyjmowano od 31 października 2025 r. do 30 stycznia 2026 r. przy alokacji 20 mln zł i wsparciu do 70%. Kolejny termin nie został potwierdzony.

Zakończenie naboru nie oznacza, że projekt trzeba porzucić. W praktyce mamy trzy warianty działania.

1. Przygotowanie do kolejnej edycji. Instytucje regionalne zwykle powtarzają nabory w kolejnych latach perspektywy 2021–2027, choć z modyfikacjami kryteriów. Dokumentacja techniczna, pozwolenia, benchmark technologiczny i model finansowy zachowują wartość — starzeją się głównie oferty cenowe i dane finansowe firmy.
2. Zmiana instrumentu. Ten sam zakres rzeczowy często kwalifikuje się do naboru krajowego albo do instrumentu zwrotnego. Porównanie warto zrobić na wczesnym etapie, bo różne programy inaczej definiują koszty kwalifikowane i wymagają innego materiału dowodowego.
3. Wstrzymanie prac. Jeżeli projekt bez dotacji nie ma uzasadnienia ekonomicznego, a alternatywne instrumenty nie pasują, rozsądniejsze jest przesunięcie inwestycji. Kluczowe: nie rozpoczynać prac, jeżeli planujemy ubiegać się o wsparcie w przyszłym naborze — rozpoczęcie inwestycji przekreśla efekt zachęty.

Strona pozostaje opublikowana jako materiał referencyjny: parametry zakończonego naboru są najlepszym dostępnym punktem odniesienia dla kolejnej edycji, choć nie stanowią gwarancji przyszłych warunków.

Odpowiedz na poniższe pytania: TAK, NIE albo NIE WIEM. Test nie jest potwierdzeniem kwalifikowalności, ale pokazuje, gdzie leży realne ryzyko projektu.

1. Czy inwestycja będzie realizowana na obszarze województwa podlaskiego?
2. Czy przygotowano agendę badań na okres realizacji i trwałości?
3. Czy firma ma zespół zdolny prowadzić badania na zakupionym zapleczu?
4. Czy dobór aparatury wynika z planowanych prac, a nie odwrotnie?
5. Czy dla dużego przedsiębiorstwa przewidziano współpracę z MŚP i dyfuzję wiedzy?
6. Czy infrastruktura będzie wykorzystywana do badań, a nie do produkcji komercyjnej?
7. Czy tytuł prawny do pomieszczeń obejmuje okres trwałości?
8. Czy nie rozpoczęto prac objętych projektem?

Przewaga odpowiedzi „TAK" oznacza, że projekt ma podstawy do dalszej kwalifikacji. Każde „NIE WIEM" przy statusie przedsiębiorstwa, lokalizacji, prawach do technologii, finansowaniu albo zakresie naboru wymaga wyjaśnienia przed rozpoczęciem prac nad wnioskiem. Odpowiedź „NIE" przy kryterium obligatoryjnym zwykle blokuje projekt w danym naborze — wtedy szukamy alternatywnego instrumentu.

Dotacja nie kończy się na decyzji o przyznaniu środków. Obowiązki wynikające z umowy trwają latami i to na ich etapie najczęściej dochodzi do korekt finansowych.

Przed podpisaniem umowy

• Potwierdzenie aktualności danych, statusu przedsiębiorstwa, pomocy publicznej i źródeł finansowania.
• Dostarczenie dokumentów rejestrowych, podatkowych, finansowych, oświadczeń i zabezpieczeń wymaganych przez instytucję.
• Aktualizacja harmonogramu, budżetu i modelu finansowego w granicach dopuszczonych wynikiem oceny.
• Weryfikacja braku rozpoczęcia prac i zgodności pierwszych planowanych zamówień z zasadami naboru.

W trakcie realizacji

• Wyodrębniona ewidencja księgowa projektu i prawidłowe opisywanie dokumentów finansowych.
• Stosowanie zasady konkurencyjności, Bazy Konkurencyjności i reguł konfliktu interesów tam, gdzie mają zastosowanie.
• Realizacja zgodnie z zatwierdzonym zakresem — zmiana aktywa, dostawcy, zadania badawczego, partnera, lokalizacji lub terminu wymaga oceny, a często zgody instytucji.
• Monitorowanie wskaźników, kamieni milowych i parametrów technologii; wnioski o płatność i raporty w systemie CST2021.
• Obowiązki informacyjne, dostępność, DNSH, sankcje i archiwizacja dokumentacji.
• Utrzymanie płynności przy refundacyjnym modelu wypłat oraz odrębne śledzenie VAT i kosztów niekwalifikowanych.

Trwałość i rezultaty

• Utrzymanie inwestycji, aktywów i działalności przez wymagany okres — co do zasady 5 lat, a dla MŚP 3 lata, zgodnie z umową i rodzajem pomocy.
• Zakaz zasadniczej modyfikacji wpływającej na charakter, cele lub warunki realizacji projektu.
• Osiągnięcie zadeklarowanych wskaźników: mocy produkcyjnej, przychodów, efektów środowiskowych i pozostałych.
• W projektach B+R — wdrożenie wyników w zadeklarowanej formie i terminie oraz wykonanie zobowiązań do rozpowszechniania, jeżeli były podstawą podwyższonej intensywności.
• Gotowość do kontroli i przechowywanie dokumentacji także po zakończeniu projektu. Nieosiągnięcie wskaźników lub naruszenie trwałości oznacza zwrot części albo całości pomocy.